Vi startet denne serien med et intervju med autorisert regnskapsfører Heidi Bjørbekk, hvor hun og Ragnhild snakket om merverdiavgift på onlinekurs og krav til salgsdokumentasjon. Og i forrige innlegg fikk du vite hvordan Skatteetaten svarte WP Skolen om håndtering av merverdiavgift på våre kurs og medlemskap.

Men hvordan skal du løse fakturering av onlinekurs iht norsk bokføringslov i praksis?

Når jeg gjorde research på kurs og medlemsutvidelser til WP Skolen, så testet jeg ut en mengde forskjellige løsninger. At jeg skulle bruke WordPress som plattform var det absolutt ingen tvil om, men hvilken medlemsplugin skulle jeg gå for?

Jeg landet på MemberMouse som den beste løsningen for vårt bruk, men jeg var fullstendig klar over at salgsbilagene fra Stripe og PayPal ikke holdt mål for utgiftsføring i våre kunders regnskap. Men jeg valgte allikevel å gå for nettopp disse betalingsløsningene fordi de fungerer godt når det gjelder å motta betalinger. Stripe gjør i det minste det. PayPal har vi valgt å kutte ut, men det er en annen story.

Manuell fakturering det første året

Hvis du har vært med fra starten av her på WP Skolen, så vet du at vi hadde påmelding til kurs bare i visse perioder det første året. Og det var ikke flere deltagere enn at det var overkommelig å fakturere kjøpene manuelt.

Så jeg printet ut lister fra MemberMouse og la inn kunder i regnskapsprogrammet manuelt(Tripletex den gangen). Kursene ble fakturert separat, og medlemskapene ble fakturert som abonnement.

Jeg satt med andre ord med to systemer, som ikke snakket sammen, og det var stor fare for menneskelig svikt.

Det skjedde flere ganger at medlemmer stoppet medlemskapene sine, og jeg glemte å annulere dem i Tripletex og de fikk faktura etter å ha stoppet medlemskapet. Ikke populært selvfølgelig! Men det fungerte rimelig greit det første året.

Når vi startet AS’et i fjor høst, så hadde jeg fått nok av både regnskapsførsel og manuelle løsninger. Så jeg kontaktet Hege Kristin Oftedal i Regnskap og Consulent Compagniet. Og hun tok heldigvis over regnskapet og satte oss i kontakt med DataLink.

MemberMouse har mulighet for eksport av både medlemmer og transaksjoner, så DataLink laget en import/eksport løsning som gjør at faktureringen nå går nesten automatisk. Det kostet litt, men det har vært verdt hver eneste krone!

Hvordan skal du løse dette med ditt nettkurs?

Jeg har ikke noe fasitsvar på det, for det finnes mengder av valgmuligheter. Men du plikter uansett å sende ut salgsbilag som tilfredstiller bokføringsloven. Du kommer ikke utenom den loven, uansett hva du selger i bedriften din.

Hvis du kjører et nettkurs for 20 personer to ganger i året, så er det helt overkommelig å sende manuelle fakturaer etter at et kjøp er gjort via nettsiden din. Men hvis omfanget vokser, så kan det bli uoversiktlig i lengden.

WooCommerce + kurs- eller medlemsløsning

Den utvidelsen det finnes best integrering mot i norske regnskapssystemer er WooCommerce. Og de har også både en kursplugin som heter Sensei og en medlemsplugin som heter WooCommerce Membership. Det er gode alternativer når det gjelder akkurat dette.

Og det finnes ekstra plugins som gjør at du kan sende ut fakturaer i nummerrekkefølge og det er også mulig å spesifisere mva på fakturaene som sendes ut automatisk via WordPress siden din, når noen kjøper et kurs/medlemskap.

Og du kan også legge inn egne tekster på fakturaene som f.eks organisasjonsnummer etterfulgt av MVA som er et formkrav om du er mva registrert. Det er m.a.o. ikke nødvendig å ettersende bilag for at kunden skal få et godkjent regnskapsbilag, slik vi gjør det med MemberMouse hos oss. Men MemberMouse har så mange andre fordeler og funksjoner jeg liker, så vi kommer uansett til å bruke den løsningen.

Du kan sjekke med din regnskapsfører eller din leverandør av regnskapssystem om de har integrasjon mot WooCommerce, og har de det så kan det hende dette er den beste løsningen som finnes for det norske markedet akkurat nå.

Og vi snakker selvfølgelig om løsninger til WordPress. Du befinner deg fortsatt på WP Skolen 🙂

Andre populære kurs- og medlemsplugins:

MemberPress

MemberPress har forløpig ingen eksportfunksjon for ordre, kun for medlemmer. Men, den har integrasjon mot WooCommerce, så her går det også an å få til godkjente bilag. (WooCommerce er gratis å bruke). Hvis du har lyst til å ta en titt på hvordan MemberPress fungerer i praksis, så ta en titt på videoen i dette blogginnlegget.

Restrict Content Pro

Her kan både medlemmer og innbetalinger eksporteres ut i CSV format, og det burde gå å få en utvikler til å lage en løsning for import til et regnskapssystem.

LearnDash

LearnDash er en ren kurs plugin, mens de som tidligere er nevnt er medlemsplugins. Begge deler kan brukes til salg av nettkurs, men LearnDash er spesielt laget med tanke på kurs. Jeg tar den med her fordi den også har integrasjon mot WooCommerce, slik at kjøpene kan håndteres av den. Ergo har du mulighet til å sende godkjente bilag til kunden direkte fra WordPress siden med den også.

Hvis du vil ha en ren kurs plugin, så har du også Lifter LMS og WP Courseware. Disse fungerer også sammen med WooCommerce.

Hva med SamCart?

SamCart er ingen kurs- eller medlemsplugin til WordPress, men en utsjekkingsløsning som kan integreres mot noen medlemsplugins. Jeg fikk en 30 dagers gratis periode ifbm et amerikansk nettkurs jeg kjøpte noen måneder før vi gikk over til AS. Og så at de hadde integrasjon mot MemberMouse og tenkte: Hurra! Her er kanskje løsningen.

Men nei, salgsbilagene holdt ikke mål her heller. Jeg kontaktet dem og forklarte hvilke krav som gjaldt her i Norge, men de hadde ingen planer om å tilrettelegge for fakturaer i nummerrekkefølge eller spesifisering av mva på det tidspunktet. De to kravene er ofte det som er vanskeligst å få til i utenlandske løsninger.

Dessuten hadde de norske kunder som brukte systemet og hadde aldri hørt om at dette var noe problem…..(!)

Jeg spurte vår regnskapsfører om konsekvensen av å ikke fakturere inntekter i eget regnskapssystem, som kommer via den type løsninger og svaret jeg fikk var: Da kan de i verste tilfelle få stipulert en inntekt som det skal skattes av, og evt. beregnes utg.mva av.

Som selger plikter du alltid å levere godkjent salgsbilag, og som kunde har du full rett til å kreve ett godkjent salgsbilag fra ett norsk firma.

Kajabi + SamCart?

Som sagt, så var det utenkelig å bruke noe annet enn WordPress for vår del. Vi kan ikke kalle oss WP Skolen og så levere nettkurs fra en annen plattform. Det er det samme som å si at WordPress ikke duger til formålet, og det er helt feil. Men spørsmålet dukker stadig opp fra våre medlemmer også om ikke dette er en god løsning.

Som sagt, jeg sitter ikke på fasitsvar, men vårt valg var ikke vanskelig her. MemberMouse koster det samme for ett år, som det vi måtte betalt for Kajabi og SamCart for en måned for tilsvarende funksjonalitet. Og vi måtte fortsatt hatt en integrasjon mot regnskap og sendt ut bilag i tillegg til det som kommer fra dette systemet. Så det var aldri ett alternativ for vår del.

Foreløpig siste ord om dette temaet fra vår side!

Som sagt, har du ikke fått med deg del 1 og del 2 om dette med nettkurs, merverdiavgift, krav til bilag osv, så les gjerne gjennom de også. Det snakkes mye om valg av løsninger i forum og i facebookgrupper om akkurat dette.

Og når ikke engang Skatteetaten kan gi klare svar så blir det vanskelig å komme med fasitsvar.

Så igjen, skal du igang med nettkurs så ta kontakt med Skatteetaten og forklar hva slags kurs du skal selge og hvilken form for oppfølging du kommer til å gi deltagerne dine. Da vil du få et skriftlig svar som gjelder nettopp din virksomhet og kan være trygg på at du ikke gjør noen feil.

Vi får håpe at reglene blir klarere etterhvert som dette med nettbaserte kurs blir mere vanlig!